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La transformation digitale par les documents

17-05-2017 - 00:4217-05-2017 - 07:02

Il est curieux de constater que les grandes transformations digitales – agiles notamment – n'adressent que les processus purement IT, que ce soit concernant le développement ou l'organisation des équipes, seules ou rassemblées. Il est curieux que de telles transformations passent sous silence les flux documentaires dans leur ensemble, et plus particulièrement, la gestion de la communication écrite même uniquement conscrite dans ce qu'elle a de plus IT !

Pourtant, au demeurant, tout projet numérique véhicule une foultitude de documents de projet – et je m'en tiendrai là pour ce billet : le projet ! Qu'on parle de listes d'exigences, de listes de risques et problèmes, de rapports de situations budgétaires, de burndown charts, de rapports de build, tests de non régression, de promotion vers les environnements de test ou carrément vers la production, listes de progrès et autres avancements, slides de Steerco (hmmm ... les slides de Steerco !!!), décisions de meeting, Go/No Go meetings, roadmaps plus ou moins détaillées, listes de tâches, etc. … nous sommes bien tous d'accord … nous sommes envahis de documents ! 

Autant d'exemples donc où il serait utile de jeter un coup d'oeil pour déterminer ce qui peut être automatisé et … standardisé. Il est donc grand temps qu'on s'attaque à ce monstre mangeur de temps !

Je pense que tous les professionnels de l'IT vous le diront : ils créent et re-créent les mêmes documents de projets en projets. Parfois – 'fin souvent sur base de ma propre expérience – j'ai même dû créer des documents aux formats différents qui pourtant véhiculaient exactement la même information. Tous ces documents ont des vies propres et participent à de nombreuses erreurs de communication à cause des typos ou des copier/coller malheureux et modifier l'un ne modifie pas l'autre, et forcément, vos interlocuteurs font toujours référence à une version non amendée/corrigée.

Dans le modèle d'agilité que Patrice Kerremans et moi-même avons établis, SAM, la gestion/automatisation d'un certain type de flux documentaire est dévolu à ce qu'on appelle l'équipe Commando. Cependant en relisant la page, je me rends compte (1) qu'elle est loin d'être complète et (2) que finalement nous n'avons pas suffisamment mis l'accent sur cette partie de l'automatisation demandée à cette équipe : les documents, les rapports. Dans l'idée originale de la mission de l'équipe Commando figurait par exemple la lourde et délicate tâche de rassembler, et même de faire la synthèse, de toute la documentation qui était susceptible d'être extraite du code et des repositories de code et des outils de gestion de l'équipe et de ses tâches. Ainsi, dans notre idée, cette équipe s'occupait par exemple d'extraitre les infos en droite ligne de Jira pour complètement automatiser la remontée de linformation jusqu'au centre de contrôle au moyen de la boucle de feedback qui remontait du niveau "Integration" (là où la valeur à créer de manière commune est intégrée) vers le niveau "Aspirations" (là où les idées et les initiatives sont examinées à l'aune de la stratégie de l'entreprise), notamment au travers du rôle du PMO d'un train. En effet, il n'est pas impensable que l'état d'avancement d'une équipe puisse être facilement déterminé au départ de ce qui se trouve dans Jura et poussé vers ceux qui sont intéressés par ladite information sans aucune autre intervention que le clic d'un bouton.

Je pense dès lors qu'un billet détaillé sur ces notions ouvrirait la porte à de nouveaux territoires à agilifier pour le plus grand profit des équipes de terrain.

Voici déjà en substance ce que ce billet futur plus fouillé devrait aborder, un peu dans le ​désordre, je le crains :

  • La diminution du travail administratif via la génération automatique
  • La qualité et la fraîcheur de l'information récoltée
  • La diminution des malentendus
  • L'amélioration de la sécurité
  • L'amélioration de la conformité à la gouvernance
  • L'évitement des frustrations et du désenchantement
  • La diminution du nombre de réunions
  • La réduction des coûts

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